W procesie certyfikacji ISO kluczowe jest sprawdzanie aktualnego stanu proceduralnego oraz technicznego obszarów, które mają zostać poddane ocenie. Pomaga w tym proces nazywany audytem. Za każdym razem zainteresowana firma stoi przed wyborem pomiędzy audytem wewnętrznym, czyli wykonywanym przez jej pracowników, a zewnętrznym, czyli przeprowadzanym przez zewnętrzny, niezależny podmiot. Obydwa rozwiązania mają swoje zalety, lecz również ograniczenia. Sprawdź, którą opcję lepiej wybrać w Twojej sytuacji.
Spis treści:
Audyt wewnętrzny ISO – rola w systemie zarządzania jakością
Audyt wewnętrzny wykonywany jest przez samych pracowników danej firmy. Oddelegowuje się do tego konkretne osoby, a nawet tworzy osobne zespoły mające zajmować się audytowaniem. Jest to forma stosunkowo łatwa do zastosowania ze względu na to, że pracownicy do tego wybrani są już na miejscu, znają firmę i nie trzeba ich w specjalny sposób wdrażać. Wystarczy umożliwić im dostęp do określonych zasobów, aby możliwe było przeprowadzenie ich weryfikacji.
Audyt wewnętrzny ISO może odgrywać w firmie ważną rolę w procesie bieżącej kontroli jakości i zarządzania ryzykiem. Wewnętrznym audytorom może być łatwiej na bieżąco kontrolować działania firmy i wspierać ją w nich, ponieważ lepiej rozumieją jej cele strategiczne i kulturę organizacyjną.
Audyt zewnętrzny – cele, przebieg i znaczenie w certyfikacji ISO
Do audytu zewnętrznego zatrudniani są specjaliści z innej firmy, zajmującej się zawodowo na co dzień audytowaniem, outsourcingiem, czy doradztwem biznesowym. Kompleksowe wsparcie doradcze w obszarze ISO, w tym profesjonalne audyty ISO, jak również np. audyt systemu zarządzania środowiskowego może wykonać dla Ciebie Przedsiębiorstwo Konsultingowe AGM. Cele audytu zewnętrznego to najczęściej potwierdzenie gotowości firmy do audytowania certyfikacyjnego oraz niezależne zweryfikowanie tego, w jaki sposób wdrożone zostały określone rozwiązania.
Zewnętrzne audyty ISO rozpoczynają się od ustalenia z firmą audytującą szczegółów, celu oraz tego, jaka norma ma zostać spełniona. W następnych krokach niezależni, wykwalifikowani specjaliści sprawdzają dokumentację oraz wewnętrzne procedury. Przeprowadzają również rozmowy z personelem, sprawdzając jego znajomość określonych zagadnień i przygotowanie merytoryczne. Jeżeli Twoja firma planuje certyfikację ISO, jest to najlepszy sposób na sprawdzenie tego, czy jest już gotowa na oficjalny audyt. Oprócz tego warto stosować tę metodę również już po otrzymaniu certyfikatu w celu sprawdzenia, czy nie dochodzi do uchybień i niezbędne normy są przez cały czas przestrzegane.
Audyt wewnętrzny czy zewnętrzny – co wybrać i kiedy warto rozważyć outsourcing?
Który sposób audytowania wybrać – audyt wewnętrzny czy zewnętrzny? Mimo wielu podobieństw, ze względu na podstawową różnicę, czyli to, kto je przeprowadza, warto zastosować je w różnych sytuacjach. Potencjalnym zagrożeniem w przypadku audytów wewnętrznych jest brak wystarczającej wiedzy pracowników. Przedsiębiorstwo decydując się na własne komórki audytujące, musi inwestować w rozwój personelu i jego szkolenia. Zdarza się również, że wewnętrzni audytorzy stosują autocenzurę, ponieważ obawiają się ujawniać obiektywną ocenę, która musiałaby uwzględnić niekiedy negatywne wnioski dla przedsiębiorstwa, w którym są zatrudnieni. Z tego powodu wewnętrzny audyt systemów zarządzania pełni często w przedsiębiorstwie rolę edukacyjną, doradczą i kontrolną. Ze względu na łatwiejszy dostęp do zasobów można wykonywać go częściej niż zewnętrzny, okresowo.
Outsourcing audytu pełni rolę bardziej formalną. Jeśli wybierzesz renomowany podmiot audytujący, będzie to opcja pewniejsza, wiarygodniejsza pod względem merytorycznym. Pozwoli na kompleksowe przygotowanie się do uzyskania certyfikatu ISO lub zweryfikowanie tego, czy firma kwalifikuje się do jego utrzymania. Decydując się na zewnętrzny audyt systemu zarządzania jakością lub innego obszaru działania firmy, warto być również gotowym na konkretne działania, ponieważ w raporcie otrzymasz też sugestie co do obszarów i kwestii wymagających poprawy. Jest to zatem często jedynie jeden z kolejnych kroków w celu poprawy jakości.