Każdy pracodawca zatrudniający w swojej firmie inne osoby ma obowiązek przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Wokół kwestii tej nie brakuje pytań i wątpliwości, ponieważ generuje to konieczność bezpiecznego i praktycznego przechowywania niekiedy tysięcy zróżnicowanych tematycznie dokumentów. Zobacz, jaki jest niezbędny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i sprawdź, co jeszcze warto wiedzieć na ten temat, prowadząc własną działalność.
Spis treści:
Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe pracowników z części od A do E oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (ewidencja czasu pracy, dokumentacja płacowa). To, jak długo przechowywana powinna być teczka osobowa pracownika, zależy od tego, w jakim okresie dana osoba była zatrudniona w firmie. Wyróżnia się pod tym względem następujące wymagania:
- 10 lat – gdy pracownik został zatrudniony 1.01.2019 r. lub później,
- 10 lat – gdy pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018 r. (liczy się od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został raport informacyjny); pod warunkiem, że do ZUS zostały złożone oświadczenie ZUS OSW oraz raport ZUS RIA,
- 50 lat – gdy pracownik został zatrudniony przed 1.01.1999 r., niezależnie od tego, czy wciąż pracuje w firmie.
E-akta i cyfryzacja: Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?
W celu ułatwienia przechowywania dokumentacji przedsiębiorcom, umożliwiona została opcja, aby akta osobowe pracownika oraz pozostała dokumentacja pracownicza przechowywana była w formie elektronicznej. Aby móc z tego skorzystać, wystarczy dysponowanie podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Aby e-akta mogły być wykorzystywane zgodnie z prawem, konieczne jest odwzorowanie cyfrowe wszystkich niezbędnych dokumentów, np. w postaci skanów podpisanych przez przedsiębiorcę podpisem kwalifikowanym. Należy też umożliwić pracownikom oraz byłym pracownikom odbiór dokumentacji w papierowej formie. Mają oni na to 30 dni od momentu zawiadomienia o takiej możliwości. Zniszczenie dokumentacji po terminie 30 dni jest już możliwe – należy to zrobić w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. Wówczas nie jest już konieczna archiwizacja dokumentów papierowych.
Jeżeli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w tym zakresie, sięgnij po usługi Przedsiębiorstwa Konsultingowego AGM. Nasza specjalizacja to m.in. stała obsługa RODO i pomoc prawna. Dzięki nam w Twojej firmie możliwa będzie kompleksowa ochrona danych osobowych RODO. Oprócz tego przeprowadzimy profesjonalny audyt RODO i retencji danych.
RODO a przechowywanie dokumentów po ustaniu zatrudnienia
Co istotne, ustanie stosunku pracy nie wpływa na obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wymienione wyżej okresy obowiązują zarówno w przypadku obecnie, jak i niegdyś zatrudnionych przez dany podmiot. Konieczność tak długiego przechowywania dokumentacji wynika m.in. z przepisów dotyczących wyliczania rent i emerytur. Może być ona również przydatna, zanim skończy się okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Po ustaniu obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej każdy ma możliwość jej odebranie w terminie 12 miesięcy. Po tym czasie może ona zostać we właściwy sposób zniszczona.
Przedsiębiorstwo Konsultingowe AGM świadczy kompleksową pomoc w zakresie RODO. Pomożemy w takich kwestiach, jak aktualizacja dokumentacji RODO w kadrach. Świadczymy też outsourcing wsparcia IOD dla firm. Dzięki temu unikniesz konsekwencji, jakie mogą wynikać z kontroli UODO i PIP.
Kiedy należy niezwłocznie usunąć dane kandydata i pracownika?
Obowiązek przechowywania zachodzi wyłącznie w przypadku wymaganej prawnie dokumentacji pracowniczej. W przypadku wszelkiej innej dokumentacji pracownik lub były pracownik ma prawo żądać niezwłocznego zaprzestania wykorzystywania i usunięcia swoich danych. Gdy chodzi o osoby, które były jedynie kandydatami do pracy i nie zostały zatrudnione, dozwala się przechowywanie danych przez okres 3 lat w celu zabezpieczenia interesów firmy (np. w przypadku ewentualnych procesów o dyskryminację). Informacje o danej osobie powinny być też wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem. Jeżeli kandydat nie wyraził zgody do wykorzystania danych w przyszłych rekrutacjach, nie powinno się tego robić, nawet mimo ich posiadania.